При организации мероприятия для деловых партнёров, сотрудников компании или журналистов важно добиться, чтобы его участники не только чувствовали себя комфортно, но и запомнили встречу с максимально положительной стороны. Но чтобы достичь такого эффекта, нужно приложить значительные знания и усилия. В противном случае, может непоправимо пострадать имидж организации.

Сценарий

Для того чтобы правильно организовать мероприятие, нужно для начала создать качественный сценарий. Он должен учитывать культурный код компании и специфику целевой группы, а также соответствовать целям, которые планируется достичь благодаря организации этого действия.

Общим местом при составлении сценария является использование бренда компании. Бренд организации является уникальным, и соответствующая обстановка во время встречи может не только осветить его в выгодном свете, но и закрепить в сознании гостей. Начать можно прямо с выбора места проведения события. К примеру, позволительно сделать освещение с использованием корпоративных цветов или презентацию с логотипом предприятия. Наконец, можно просто запустить рекламу фирмы на экранах во время встречи. Выбор этих элементов является крайне важным, так как они формируют общую картину мероприятия.

 

Сценарий и официальной, и развлекательной части события должен учитывать потенциальные предпочтения и ожидания участников, чтобы сохранить их интерес на протяжении всего мероприятия. Если вас заинтересовала данная тема и вы хотите узнать подробнее о том, как провести деловые мероприятия в Сочи http://www.forwind.ru/business_events. Нужно понимать, что тем самым у гостей создаётся положительная ассоциация между этой встречей и имиджем компании. При планировании повестки дня, а также при организации фона для действия необходимо подумать о том, каковы основные цели мероприятия.

Это могут быть и привлекательная презентация продукции или услуг компании, и предоставление гостям данных о фирме, и обмен отраслевой информацией, и укрепление отношений с партнёрами или сотрудниками. Обычно таких целей несколько, и в сценарии важно учесть именно те, которые наиболее актуальны в данный момент. Для этого стоит задать следующие вопросы:

— Нужны ли гостям знания технических нюансов или лучше произвести на них впечатление соответствующей экспозицией?

— Оставить ли участникам роль пассивных зрителей или допустить их активность во встрече (например, в форме конкурсов)?

— Сосредоточиться ли на официальной части мероприятия или акцентировать внимание на развлекательной программе, чтобы гарантированно оставить у гостей хорошее впечатление?

 

Без правильного ответа на эти вопросы составить грамотный сценарий будет весьма затруднительно. И цель, и форма действия должны быть максимально близки как хозяевам встречи, так и её гостям. Конечно, набор вопросов может видоизменяться в зависимости от отрасли, компании и целевой аудитории.

Техника и люди

 

Сбой при презентации на экране? Сломавшийся в неподходящий момент ноутбук или микрофон? Нарушения связи при передаче звука? Такие ситуации случаются или из-за некачественной техники, или из-за неквалифицированных сотрудников.

В современных условиях провести мероприятие на высоком уровне без технических средств, конечно, возможно, но гостями встречи это вряд ли будет адекватно понято. Техника, безусловно, способна сильно помочь при проведении какого-то события. Однако, она же может и подвести, поэтому экономить на ней выйдет себе дороже. То же самое относится и к людям. Неграмотный работник способен в мгновение ока уничтожить то, к чему долгое время готовилась опытная команда специалистов.

 

Рецепт здесь прост: необходимо использовать настоящих профессионалов и хорошее, проверенное оборудование.

Творческий подход

Для организаторов мероприятия важно быть в курсе новых тенденций. В том числе благодаря этому они способны удивить гостей чем-то оригинальным. Иногда даже небольшого изменения достаточно, чтобы произвести максимальный эффект.

Когда-то обычным делом было то, что гостям просто выдавался какой-то контент, часто в сухой и неинтересной форме. В настоящее время организатор действия все чаще заботиться об их активном участии. К примеру, презентовать продукцию можно не только в виде фотографий или видео. Участникам встречи можно продемонстрировать продукцию вживую, дать потрогать или даже протестировать. Обычную форму лекции можно чередовать с интересными конкурсами, викторинами, тем самым удерживая внимание людей.

При этом творческий подход в организации не должен ограничиваться только подбором всё более интересных представлений. Важно не переусердствовать, потеряв за формой содержание. Весь ход предметной части должен быть спланирован таким образом, чтобы он полезно переплетался с приятной подачей материала.

Подготовка и импровизация

Как организовать мероприятие, чтобы оно прошло без сучка и задоринки? Конечно, во главу угла здесь ставиться хорошая подготовка, но она же при этом является основой для успешной импровизации.

Внимание к деталям имеет важное значение, но учесть абсолютно всё порой невозможно, и тогда неизбежна корректировка плана действий. Например, выступающий может выйти из лимита времени или неожиданно появится новый участник, который незнаком со сценарием. На все эти ситуации нужно своевременно и адекватно реагировать, чтобы общая атмосфера мероприятия оставалась на должном уровне. То, что чаще всего выглядит как абсолютная импровизация, является результатом многолетней практики и тщательной подготовки. У надёжного организатора подготовка должна сочетаться с гибким реагированием на текущие события.

Итак, для качественной организации мероприятия необходимо наличие нескольких основополагающих факторов. Прежде всего, грамотно составленный сценарий, который ориентирован и на задачи компании, и на потребности участников действия. Пристальное внимание нужно уделить техническому обеспечению, а также подбору квалифицированных специалистов, задействованных при подготовке и проведении события. Приветствуются нестандартные формы подачи информации, которые априори способны заинтересовать людей. Важно придерживаться плана и при этом быть готовым к неожиданным поворотам. Умелое сочетание этих факторов способствует надёжному и современному уровню проведения мероприятий.